Mi experiencia en la medición del progreso de los proyectos es nefasta.

 

Podría disimular o maquillar esta afirmación y quizás eso haría pensar a quienes puedan leer este post que tengo gran destreza en el arte de la gestión de proyectos…, pero la realidad es la que es. En un buen porcentaje de los proyectos que gestiono, los datos de desempeño del trabajo acaban desbordando las previsiones realizadas y esto es algo que no he podido prever hasta que el proyecto ha pasado sobradamente su ecuador temporal.

La situación habitual en estos casos podría ser algo parecido a esta:

El proyecto va avanzando aparentemente a buen ritmo. Periódicamente recojo los datos de desempeño que agrego para obtener la información de desempeño y, tras analizarla, obtengo informes de desempeño que distribuyo a los interesados que deben recibirlo.

El proyecto como digo parece ir sobre ruedas… pero se acerca la fecha final prevista y comienzan a aparecer desviaciones no previstas, no identificadas en el análisis de tendencias. Sorprendentemente, cuando creía que el proyecto había avanzado en un 80% del trabajo a realizar y que solo quedaba el 20% restante, resulta que ese 20% se alarga como un chicle hasta acabar convirtiéndose en otro 80% adicional. Algo no cuadra!

 

Como “consuelo” tengo que cuanto más miro a mi alrededor, más me doy cuenta de que no estoy solo en este problema. Constatada esta evidencia, alguna vez he llegado a pensar que esta dificultad es más propia del sector en el que trabajo (TIC) y que en otros sectores más maduros como la ingeniería o la construcción no se replica esta situación.

Pero que va. Cuando comento esta problemática en cursos de Project Management, donde los grupos son muy variados en cuanto al sector de procedencia, gran parte de los participantes asienten y sonríen cuando afirmo que:

 

El 80% del trabajo de un proyecto se ejecuta en el 80% del tiempo previsto, y el otro 20% nos llevará otro 80% adicional

 

Pero, ¿por qué nos pasa esto?

 

Tras un tiempo dando vueltas a métodos de medición, creo que la principal causa raíz de este problema es el “ya casi”.

 

Pero, ¿qué es esto del ya casi?

 

El “ya casi” tiene que ver con la recopilación de los datos de desempeño del trabajo.

Generalmente se parte ya de un problema al que yo llamo exceso de optimismo, donde a la hora de estimar la duración de las actividades, los técnicos suelen realizar una simplificación de lo que hay que hacer y acaban estimando ligeramente (algunos más) a la baja.

 

A partir de ahí, y sumando las piedras que el equipo encontrará por el camino, comienzan las apreturas.

 

Es en ese momento cuando comienza una espiral de optimismo, pensando que todo se solucionará con el tiempo. Espiral que llevará a que los datos de desempeño informados al Project Manager no reflejen la realidad en cuanto al avance del trabajo.

 

Te pongo un ejemplo de las consecuencias que tiene el “ya casi” sobre la información de desempaño del trabajo:

  • Un técnico tenía que terminar una actividad en dos semanas. Cuando ha pasado una semana, ve que va con cierta desviación… pero confía en su capacidad y cuando el jefe de equipo le pregunta cómo lo lleva la actividad, este responde: “ya casi está”.
  • Por otro lado, el jefe de equipo, tras obtener el avance de todos los miembros de su equipo, ve que el avance sufre cierta desviación. Como es pequeña y confía en su equipo, a la hora de transmitir los datos al Projet Manager los “maquilla” ligeramente. Pensará: “Total, ya casi lo tienen. Además, si digo que hay desviación se nos va a echar encima y no nos dejarán trabajar en condiciones…”.
  • Al Project Manager le llegan todos los datos de desempeño, los agrega y obtiene la información de desempeño. Ahí vuelve a ver ciertas desviaciones menores, pero piensa: “Si lo reflejo en el informe de desempeño el cliente se va a poner nervioso… y no digo nada de mi jefe. Bah, total la mayor parte de las actividades ya casi están finalizadas. Presionaré un poco al equipo soltándoles una charla motivadora y seguro que lo corregimos”

 

Como veis (y quizás pueda sonarte), lo que está sucediendo es que la bola se va haciendo cada vez más grande y lo que de forma desagregada se trata de pequeñas ocultaciones de la realidad, sumando todos los “ya casi” el resultado final produce que todos estemos desinformados sobre la realidad. Sobre todo el Project Manager y cliente.

 

El efecto de este problema es justo el que planteaba al principio del post. Aparentemente todo va bien, más o menos según lo planificado, pero cuando nos acercamos al final del proyecto comienzan a aflorar todas esas des-informaciones, puesto que muchas de esas actividades que casi estaban terminadas, no terminan de cerrarse.

 

Resolver este problema no es fácil. Pero sí que tenemos ciertas herramientas a nuestra disposición para enfrentarnos a él y tratar al menos de minimizar su impacto. En otro te post explicaré algunas de ellas… ¿quieres que te avise cuando ya casi lo tenga preparado?

😉