Es evidente fracasan muchos más proyectos de los que quisiéramos.

Según Chaos Resolution Report que publica el Standish Group, el 15% de los proyectos fracasan, es decir, se cancelan antes de finalizar, y el 59% tienen desviaciones de más de un 30% en su línea base (alcance, tiempo, coste).

Analizando la causa raíz del fracaso de proyectos veremos que hay muchos posibles motivos. Pero algunos tienen mayor impacto que otros.

Como una de las principales razones, si no la más importante, están los problemas en la comunicación que, en detalle se materializa en falta de comunicación (no informar a quien hay que informar de lo que debemos informarle), el exceso de comunicación (saturación en la comunicación, que la hace ineficiente) o incluso problemas de interpretación que pueden derivar en grandes males para nuestro proyecto como la corrupción del alcance o síndrome del lavadero entre otros.

Elaborar un buen plan de comunicación y llevarlo a cabo de forma cuidadosa y estricta ayudará a mitigar los problemas derivados de fallos en la comunicación. Además, el gestor de proyecto deberá tener y potenciar habilidades que le ayuden a la hora de ejecutar dicho plan de forma adecuada.

Como ejemplos clásicos de fallos en proyectos derivados de problemas en la comunicación, quería mostrar dos, que desde mi punto de vista son importantes:

Ejemplo 1. Información no veraz sobre el avance del proyecto.

Este es un caso que a mí no me ha sucedido nunca. Le pasó a un amigo de un amigo que me lo contó (ya me entendéis ;)). Y consiste en dar información no veraz sobre el avance del proyecto al cliente para mantenerle tranquilo, pensando que todo va bien en el proyecto, en alcance, plazo y coste. De este modo todos somos felices hasta que la fecha de fin del proyecto está demasiado cerca como para reaccionar y, zas!, viene el tortazo al proyecto.

El problema de este caso es que normalmente la desinformación va en cadena, es decir, el técnico, que se ha dado cuenta de que será difícil acabar a tiempo su tarea, informa al responsable de equipo indicando que todo va bien. De ese modo no evita una bronca. A continuación el responsable de equipo agrega toda la información de progreso de su equipo y, aun viendo ciertas desviaciones, las maquilla para que nadie le culpe sobre su responsabilidad sobre el equipo… y así llegamos hasta el gestor de proyecto que acaba haciendo lo propio y obtiene unos informes de seguimiento del proyecto magníficos, donde se comprueba que el proyecto va perfecto en sus tres líneas base (alcance, tiempo y coste).

Es decir, la información se corrompe y la bola va creciendo. ¿Os suena esta historia?

La solución es complicada, pero pasa porque el gestor/director de proyecto comunique y conciencie a todos y cada uno de los miembros del equipo en la importancia de que la información que fluya debe ser veraz, indicando que siempre es mejor y más fácil poner solución a un problema cuando se conoce a tiempo en lugar de intentar hacerlo cuando es demasiado tarde.

Ejemplo 2. No saber escuchar.

Este ejemplo de problema de comunicación tiene mucho que ver con las habilidades del gestor/director del proyecto. En muchas ocasiones éste es además de un puro gestor, un experto que conoce sobre la materia que trata el proyecto e incluso es posible que tenga un pasado de técnico que fue premiado con un nuevo cargo en premio a su buen trabajo. También se da en los casos en los que el gestor lleva trabajando para el mismo cliente desde hace tiempo y cree conocer los entresijos del mismo.

Ambos supuestos son muy buenos para la gestión de un proyecto, pero suelen esconder un problema: el gestor de proyecto deja de escuchar a cliente y equipo, porque él/ella ya conoce lo que quiere el primero y cómo lo debe hacer el segundo.

Como consecuencia, no escuchamos adecuadamente y enseguida corremos a hacer lo que creemos que el cliente quiere sin asegurarnos de que hemos entendido correctamente e indicamos en el EDT cómo debe hacerse, sin contrastar con el equipo que efectivamente esa es la mejor solución para el problema planteado.

Para solucionar este problema, el gestor de proyecto deberá desarrollar su capacidad de ponerse en el lugar del cliente pero no deberá olvidar que tiene que contrastar su interpretación del problema a resolver con éste, así como debe contrastar y dar la última palabra sobre cómo resolverlo al equipo.

Hay muchas más cosas que se pueden hacer en relación con la mejora de problemas de comunicación. Quizás en otros post lo vaya desarrollando.