Uno de los principales motivos de fracaso en un proyecto es la existencia de problemas en la comunicación interna y externa del mismo. Desde mi punto de vista personal, es realmente el primer motivo.

Y no solo eso, realmente la mala comunicación es el principal motivo de fracaso en cualquier aspecto de la vida (compañeros de trabajo, clientes, relación de pareja, amigos … y también proyectos).

Entonces, ¿Qué podemos hacer para mejorar la comunicación en nuestros proyectos?

Respuesta fácil: Tenemos que gestionar adecuadamente las comunicaciones.

La gestión de las comunicaciones trata de asegurar que toda la información relevante relacionada con el proyecto se recoja, documente, archive y se ponga a disposición de todas aquellas personas que lo necesiten (partes interesadas, alta dirección, miembros del equipo, responsables funcionales,…) y en el momento en que lo necesiten, con el grado de detalle más conveniente, para que tomen las decisiones con el mayor conocimiento del proyecto posible.

Eso sí, hay que tener claro que debemos comunicar a cada uno lo suyo, en su justa medida. Esto significa evitar la sobre-comunicación (spam) y la infra-comunicación (desinformación). Lo ideal para hacerlo bien es dejarlo escrito en algún sitio. Y qué mejor sitio que el plan de comunicación.

La comunicación habitualmente fluye a través del gestor del proyecto, es decir, suele ser el principal canalizador de las comunicaciones del proyecto. Esto evidencia que si el gestor de proyecto posee unas buenas cualidades comunicativas y establece un buen plan de comunicación, el proyecto tendrá mayores probabilidades de éxito.

Para establecer el plan, debes identificar inicialmente cuales son los momentos clave para la comunicación, aquellos donde es más importante incidir en el plan dejando claro: quién comunica, qué comunica, a quiénes, en qué formato y con qué frecuencia. Estos momentos son principalmente:

  • Al inicio del proyecto, conforme se elabora el acta de constitución, escuchando atento a los objetivos y a cualquier mosca que pase (conflictos, riesgos,…)
  • Al planificar el proyecto:
    • Escuchando al cliente para identificar qué quiere
    • Escuchando al equipo para describir cómo hacer lo que el cliente quiere
  • En la ejecución del proyecto, como un director de orquesta, sabiendo y comunicando qué tiene que hacer cada miembro del equipo en cada momento, qué cambios se han incorporado y principalmente obsesionado con eliminar obstáculos (como hace el señor Lobo en Pulp Fiction)
  • En la monitorización:
    • Escuchando del equipo (apoyándose ahora en herramientas sw) el desempeño y progreso de entregables
    • Comunicando al cliente y resto de interesados sobre el avance del proyecto

La matriz de comunicación es una herramienta muy valiosa que permite dejar por escrito y de forma clara las bases del plan de comunicación del proyecto. Habitualmente se realiza como siguiente paso tras haber elaborado previamente una Matriz de Asignación de Responsabilidades RAM, generalmente plasmada mediante un RACI o su variante RASCI.

Comunicacion Matriz

En esta matriz se crea una línea por cada unidad de comunicación principal, marcando para cada una de ellas el contenido de la comunicación, formato, canal y frecuencia de comunicación. Tras definir esta matriz, deberá ser comunicada a todos los interesados y por supuesto aplicada por parte del director de proyecto en el día a día del mismo.

Como siempre, he incorporado en el área de plantillas una tabla Excel donde poder reflejar la matriz de comunicaciones y que espero que te pueda ser de utilidad para aplicarla en tus proyectos.

De acuerdo. La mala comunicación es una de las razones más importantes de que los proyectos fracasen, pero también hay que tener en cuenta la comunicación entre proyectos, que debe favorecer la mejora continua. Por lo tanto, una vez que el proyecto se cierre, toda la información histórica, incluyendo las lecciones aprendidas, del proyecto debe estar bien archivada y fácilmente localizable para que pueda ser de utilidad para futuros proyectos.